Управління проектами: особливості ефективного менеджменту

Зміст

• Головна специфіка
• Відмітні особливості
• На що треба звертати увагу?
• Взаємопов’язана діяльність
• Виконання та аналіз

Управління проектами вважається досить популярною областю у менеджменті, яка вже давно зарекомендувала себе у світовій практиці. За умови правильного застосування можна домогтися відчутних результатів. Керуючий проектом – професіонал, послуги якого конвертуються в хороші гроші. Наприклад, фахівці даної галузі має дохід, який можна порівняти з лікарями та юристами.

Сучасний менеджмент постійно розвивається, але завжди є певні стандарти в управлінні, які застосовуються на підприємствах різного рівня. Ефективне управління проектами зможе дати відчутний результат у тих областях, які перебувають на етапі свого розвитку. Дана область знань передбачає запровадження таких методик, які несли б унікальний характер і органічно входили в протікають процеси.

Головна специфіка

Проект являє тимчасове «шоу», мета якого – створення унікального продукту чи послуги. Говорячи про тимчасовий характер, необхідно сказати про те, що будь-який проект має початкову і кінцеву фазу, яка настає після досягнення мети або неможливості подальшого розвитку.

«Унікальний» продукт або послуга має характеристики, які не мають жодних аналогів. Управління проектами, що мають унікальні передумови у своєму розвитку, займає багато часу. Характеристики можуть змінюватися залежно від ходу виконання робіт, що проводяться. Керівник повинен розуміти, що постановка правильної мети – це мала частина успіху.

Для того, щоб продукт вийшов якісним і незабутнім, треба застосувати різні важелі впливу:

• практичний досвід;
• теоретичні навички;
• певні методики, які будуть відповідати характером мети та очікуванням всіх учасників.

Пошук оптимального співвідношення вимог і очікувань може затягнутися, а тому треба прагнути до правильному поєднанню:

• поточної мети;
• термінів;
• витрат;
• характеристик і т. д.

Управління проектами буде ефективно тільки в тому випадку, якщо буде підпорядкована певній логіці, то є різні предметні області і протікають процеси збудовані в хаотичному порядку. Правильний менеджмент неможливий без відбору однієї або декількох цілей. Звичайно ж, їх досягнення не можна характеризувати тільки за кінцевими результатами. Велику роль буде грати шлях досягнення. Наприклад, технології, що впроваджуються в поточну діяльність, і т. д.

Відмітні особливості

Для визначення оптимального шляху до мети треба визначитися з критеріями успішності. Як показує практика, більшість керівників звертає увагу на поставлені терміни і одержувані вигоди. Розглядаючи один з варіантів, треба робити акцент на якості. У будь-якому випадку традиційний менеджмент не може обмежуватися тільки таким вузьким набором критеріїв. Кожен з них повинен підбиратися відповідно з поточними потребами та видами діяльності.

Управління проектами неможливе без відповідних важелів. Залежно від застосовуваних технологій і затрачуваних ресурсів можна робити відповідне планування. Крім основних елементів діяльності не можна забувати і про допоміжні. Наприклад, корисні зв’язки, які в перспективі зможуть привнести додаткові кошти.

Управління проектами неможливе без правильної організації структури робочої діяльності, тобто всі учасники проекту повинні знаходитися в тісних «інформаційних зв’язках». Як показує практика, менеджмент не включає стовідсотково достовірну інформацію, а тому її треба постійно аналізувати. Невизначеність і всі ризики повинні враховуватися вже на етапі планування. Укладення контракту неможливо без дотримання скоординованих дій.

Менеджмент неможливий без аналізу ризиків, оскільки будь-який проект на етапі своєї реалізації проходить велика кількість проміжних стадій, називаються життєвим циклом. Для отримання необхідного функціоналу треба правильно розставляти пріоритети.

На що треба звертати увагу?

Почати треба з того, що управління передбачає інтеграцію, тобто будь-яка дія призводить до певних наслідків. Без такого взаємозв’язку неможливо балансування між декількома завданнями проекту. Менеджмент відомий випадками, коли поліпшення в одній області було пов’язано з погіршенням в інший.

Для опису інтегрованих процесів треба звернути увагу на їх взаємозв’язок. Можна виділити дві основні групи, які пов’язані з процесним підходом:

• управління проектами, пов’язане з організацією, описом пріоритетних завдань;
• менеджмент, орієнтований на продукт (пов’язаний зі специфікою виробництва продукту).

Обидві групи, описані вище, будуть взаємодіяти між собою. Треба зрозуміти, що цілі не можуть бути складені, якщо буде відсутнє загальне розуміння концепцій. Управлінські процеси будуть накладатися один на одного, приводячи до зміни інтенсивності стадій досягнення результату.

Щоб працювати ефективніше, треба орієнтуватися в інформації щодо виконання попереднього етапу. Робоча діяльність має на увазі під собою поєднання різних фаз, де закриття однієї вважається логічним підставою для активації наступного. Як показує практика, даний принцип в житті може працювати дещо інакше, тобто фази не тільки передують один одному, але і накладаються.

Повторна ініціація і контроль допомагає контролювати процес досягнення поставленої мети в компанії. Якщо з’являється необхідність у згортанні поточної діяльності, то все можна оперативно зупинити, уникаючи зайвих витрат.

Взаємопов’язана діяльність

Менеджмент включає планування в загальну модель, тому що в проекті можуть бути відображені факти, достовірність яких перевірити практично неможливо. У будь-якому плані будуть відображені різні процеси, але не можна говорити про те, що формування цілі – це тільки планування.

Зусилля, які будуть докладати співробітники між собою, будуть порівнювати з потенційною корисністю. Менеджмент неможливий без понятійного апарату, а тому не можна плутати поняття «цілі проекту» (властивості і функціонал) та «цілі продукту проекту» (зусилля, які будуть спрямовані для створення продукту з заданими функціоналом).

Досягнення мети пов’язане з багаторазовими повтореннями, які накладають певний відбиток на подальшій діяльності. Деякі процеси планування можуть не мати чітких і логічних взаємозв’язків, але і порядок їх виконання залишається незмінним. На початковому етапі треба визначитися з переліком робіт, пов’язаних між собою. Отримана інформація буде потрібна для розрахунку термінів і вартості виконання.

Виконання та аналіз

Виконання представляє процес, пов’язаний з реалізацією поставленого плану. Представлений етап треба постійно контролювати, а проміжні результати аналізувати. Крім того, менеджмент повинен бути всеосяжним, тобто враховуються всі параметри сукупності.

Аналіз являє діяльність, пов’язану не тільки з аналізом плану, але і виконанням проекту. Така дія буде спрямовано на визначення задоволеності складеним планом, а також покладеним вимогам. На початковій стадії оцінюються показники, висунуті самою командою, а тільки потім другорядними учасниками.

На стадії планування цілі велика роль відводиться моніторингу початкових умов, а також оновлених версій всього проекту. Незабаром аналіз стає органічною частиною поточного виконання. Аналізуючи виконання поточної мети, можна визначити оцінку стану, а також спрогнозувати подальшу успішність. Не можна забувати про те, що унікальність продукту або послуги зводить нанівець універсальні показники. Слідуючи простим рекомендаціям, описаним вище, можна з високою часткою ймовірності домогтися поставленої мети.