Ефективне делегування повноважень керівником

«Все сам» — не найкраща стратегія для начальника. Ми розповімо, як навчитися віддавати роботу, і яких вершин при цьому можна досягти.

У кожного співробітника є певний фронт роботи, а також право і відповідальність приймати рішення на своєму рівні. Делегування повноважень – розподіл роботи між підлеглими з тим, щоб зняти навантаження з керівника і дозволити йому зосередитися на виконанні основних обов’язків і завдань.

На ранніх стадіях розвитку бізнесу основна роль у прийнятті рішень і виконання різного роду завдань відведена керівнику. По мірі розвитку бізнесу і зростання компанії збільшується і обсяг роботи, і одна людина вже не може справлятися з покладеними вимогами. Найманих працівників потрібно не тільки навчити азам роботи, але і передати їм частину своїх обов’язків. Поговоримо про те, як зробити це правильно.

Процес делегування повноважень

Частину обов’язків керівник згодом передає найбільш компетентним співробітникам, причому надалі процес виконання не контролюється надто активно.

Найчастіше передають ті обов’язки, які не вимагають постійного втручання керівника, До них відносяться:

• Щоденна, рутинна, дрібна робота.
• Незначні і приватні питання.
• Підготовча робота.
• Специфічні справи, характерна для певних видів діяльності.

У той же час в компетенції керівника залишаються і не делегуються такі питання, як:

• Прийняття рішень.
• Постановка конкретних цілей і вироблення шляхів їх реалізації.
• Розробка політики компанії.
• Рішення задач підвищеної відповідальності, довірчого характеру і особливої складності.
• Ризиковані питання.

Процес делегування повноважень можливе лише за умови взаємної довіри керівника і підлеглих, в нормальній робочій обстановці.Тут недостатньо підписати наказ і проінформувати співробітників про те, що з завтрашнього дня у них з’являються нові обов’язки — процес має тривалий підготовчий період. Керівнику важливо визначити, які з обов’язків і якомусь конкретному співробітнику він може передати. Необхідно враховувати особисті амбіції та якості людини, його позитивні і негативні риси. Потрібно розуміти, які переваги і які можуть виникнути труднощі або проблеми.

Важливість процесу передачі повноважень полягає в тому, що з безпосереднього керівника ніхто не знімає відповідальність за те, що його роботу (по суті) тепер буде виконувати інша людина. Тобто начальнику необхідно докладно пояснити всі нюанси майбутньої роботи, контролювати правильність виконання на перших порах, цікавитися, чи все зрозуміло. Адже навіть з рутинна щоденна робота, яка керівнику добре знайома і здається простою, може виявитися складним для виконавця.

Принципи делегування повноважень

Досвідчені керівники чудово знають про те, що нові повноваження повинні бути трохи складніше тих, які виконував досі співробітник. Правильніше за все підготувати завдання в письмовому вигляді, щоб у працівника була можливість самостійно розібратися в ньому, відчути себе більш впевненим і випробувати почуття задоволення від того, що йому довіряють і у нього виходить.

Яку мету несе делегування власних повноважень в організації? Розподіл обов’язків дозволяє зняти зайве навантаження з керівника і дати йому можливість займатися більш важливими справами, що потребують безпосередньої участі та прийняття важливих рішень. Це відноситься, в першу чергу, до складання стратегічних планів розвитку компанії в перспективі.

В якості переваг розподілу обов’язків виділяють серйозну мотивацію до поліпшення праці найбільш активних і діяльних співробітників, поступове їх навчання та забезпечення кар’єрного зростання.

Незважаючи на очевидні переваги, делегування повноважень керівником використовується не в кожній компанії. Керуючі з різних причин уникають застосовувати такий спосіб розподілу обов’язків: деякі сумніваються в тому, що підлеглі досить компетентні і впораються з роботою, інші керівники дуже недооцінюють співробітників, відчувають до них недовіру. Є начальники, які бояться втратити владу і посаду, а також побоюються, що їх діяльність буде невірно витлумачена вищестоящим керівництвом. Є й такі, які дуже амбітні і не прагнуть ділиться обов’язками, вважаючи себе єдиними, хто може зробити все на належному рівні.

Принципи делегування повноважень зводяться до максимального звільнення керівника від повсякденної рутинної роботи, яка є найменш кваліфікованим працею і при цьому забирає багато часу. Завдання начальника – налагодити і організувати роботу в колективі і бути готовим відповідати за кожне прийняте рішення. Принцип «Якщо хочеш, щоб було зроблено добре – зроби це сам» є в корені невірною, оскільки керівникові не слід «розпорошувати» енергію даремно. Йому необхідно сконцентрувати зусилля на виконання більш важливих завдань.

Делегування повноважень керівником може не давати видимого ефекту в тому випадку, якщо у виконавця виникають складності морального характеру при виконанні обов’язків. Це відбувається, якщо йому належить ухвалити рішення про покарання за порушення трудової дисципліни або позбавити надбавки, брати участь у розгляді неприємних випадків з участю інших співробітників. Труднощі можуть виникнути у випадку, коли підлеглий не поділяє точку зору безпосереднього керівника у вирішенні певних питань або не відчуває себе впевненим у правильності рішення. Таким чином, нові повноваження співробітника повинні ув’язуватися з повноваженнями інших співробітників, щоб забезпечити їм комфортне взаємодію один з одним.