Тайм-менеджмент: як навчитися керувати своїм часом

Зміст

• Успіх неможливий без цього
• Як виділити хвилинку для важливих справ?
• Визначення головного
• Як підвищувати продуктивність?
• А Ви любите жаб?
• Чому слово «ні» зберігає час?
• Як допомагає сміттєва корзина?

Життя сучасної людини важко назвати спокійним і розміреним. Основи тайм-менеджменту повинні допомогти кожному, хто хочеться нарешті подолати брак свого часу і вибратися з жорсткого цейтноту життєвих випробувань. Звичайно ж, обмеження в часі може позначитися на ефективності, а тому треба завжди проявляти пильність.

Чим більше негативних емоцій переживає людина, тим імовірніше всього у нього почнуться проблеми з його продуктивністю. Незабаром він стане швидко втомлюватися, а його настрій буде залишати бажати кращого. Для того, щоб не грати роль жертви з браком вільного часу, треба зайнятися його управлінням.

Успіх неможливий без цього

Чи помічали ви, що люди, які досягли чогось у житті, відрізняються високою продуктивністю? Вони не тільки багато працюють, але при цьому все встигають. А це не зовсім ідентичні поняття. Необхідно відзначити, що продуктивність передбачає результат, а не рух до нього.

Якщо Ви хочете змінити буденний перебіг життя і поліпшити трудові показники, то принципи тайм-менеджменту можуть у цьому допомогти. Багато витрачають своє життя на дрібниці, оскільки не виділяють хвилини для справді вартісних речей.

Модель планування успішних людей повинна повторюватися день у день. Тільки тоді, коли вона перейде в розряд звички, можна буде побачити дійсно приголомшливі результати. Головний секрет високої продуктивності – правильне розподіл власного часу на протязі всього дня. Як показує практика, прості інструменти, описані нижче, допомагають позбутися ролі «заручника» у власному житті.

Як виділити хвилинку для важливих справ?

Важко переоцінити роль планування в сучасному житті. Для того, щоб можна було ефективно і продуктивно розпоряджатися власним життям, треба постійно представляти в голові чіткі та сформовані образи. Суть планування повинна відображатися на папері. Якщо мета не буде відображено в письмовому вигляді, то ймовірність досягнення наближається до нулю. Говорячи простою мовою, перелік справ, відбитий на папері, буде являти своєрідну карту, яка допоможе побудувати правильний вектор свого руху до мети.

Працюючи зі списком планування, можна істотно збільшити продуктивність своєї праці. Як показують результати досліджень, то підвищити свої базові показники можна вже в перший день. Для кожної людини показник часу буде змінюватись, а тому не варто заганяти себе в певні шаблони. У вечірні години треба відводити час для складання списку завдань. Знаючи, що розташоване у списку, вже на наступний день можна приступати до їх виконання. Приходячи на роботу, слід упевнитися в тому, що все буде призводити до поставленої мети.

Багатьом недостатньо часу вранці або ввечері для визначення пріоритетних напрямів своєї діяльності, бо можна вдатися до елементарного прийому – списку. Його можна доповнювати протягом усього дня: як тільки вдається зберегти трохи часу на одному, можна направити залишок на реалізацію іншої мети.

Як все буде виконано, можна сміливо викреслювати її із загального списку.

Зрештою, така модель планування призведе до підвищення загальної задоволеності своєю роботою, додаючи ентузіазму. Кожна людина має розставляти пріоритети від більшого до меншого, від більш складного до спрощеним. Треба зрозуміти, що щоденні дії призводять до досягненню головної мети життя.

На кожну дилему повинно відводитися фіксовану кількість часу. Складне можна розділити на кілька простих елементів і скористатися легкими у виконанні, але не менш ефективними методиками:

• дерево цілей;
• мозковий штурм і т. д.

У ролі дерева буде виступати пріоритетний напрям, для реалізації якого повинні бути побудовані гілки — підзадачі. Розгалуження треба будувати до тих пір, поки не з’явиться спрощений шлях досягнення. Перш ніж використовувати методику планування, треба вдатися до простого правила 10/90: 10% часу, який буде витрачено на складання списку конкретних кроків, зможе зберегти 90% часу.

Визначення головного

Завдання планування полягає ще й у визначенні першочергового пункту в своєму списку справ. Розставляючи пріоритети, можна зберегти багато часу, оскільки кожній місії буде приділятися визначена важливість. Після визначення важливого можна продумати подальший сценарій. Якщо важливого не приділено необхідну кількість часу, то можуть наступити серйозні наслідки.

Метод АБВГД використовується багатьма людьми, оскільки він простий у використанні. Його сутність полягає у привласненні пріоритету певного пункту зі списку. Як можна зрозуміти з назви, то літера А буде вказувати на найважливіша дія, за невиконання якого можуть настати наслідки.

Головне правило такого планування базується на тому, що справи Б можна виконувати лише тоді, коли будуть виконані справи А. Що стосується букви Д, то вона означає «геть». Як правило, «Д» використовується для позначення найменш важливих пунктів, виконання яких ніяк не буде впливати на результат. Кожна група букв може відзначатися цифрами, що вказують на послідовність. Виходячи з цього, найважливіше отримає таке позначення – А1.

Як підвищувати продуктивність?

Брак часу може бути усунена завдяки певною мірою зосередженості і цілеспрямованості. На початковому етапі треба підготуватися до того, що на виконання кожного пункту плану повинно відводитися певну кількість часу. Як показує практика, відкладання справи та подальше повернення до нього знижує продуктивність у декілька разів.

Дотримуючись закону примусової ефективності, можна відзначити, що часу не вистачає на все, але його буде достатньо для найбільш значущих речей. Тому треба мобілізувати свої сили і почати робити те, що зможе принести найбільшу вигоду.

А Ви любите жаб?

Як каже одна з притч планування: якщо вранці буде з’їдена жива жаба, то можна припустити, що це найгірше подія, що сталися за весь день.

Брайан Трейсі – бізнес-консультант, здобув світову популярність завдяки своїм роботам, присвяченим управлінню часу. Порівняння важливого з неприємною жабою допомагає взятися за роботу вже сьогодні. Чим більше відтягується необхідну дію, тим більше стане з’являтися напруги і несприятливих наслідків.

Треба взяти і зробити, не замислюючись над тим, які інструменти будуть задіяні. Результатом цього стане заряд бадьорості, який протримається увесь день.

Чому слово «ні» зберігає час?

Незважаючи на високу значимість планування, не можна забувати про слово «ні». Кожна людина повинна навчитися відмовляти від справ, які в перспективі не зможуть дати стоїть результат. Відмова має бути тактовним і лаконічними, ваше завдання полягає в тому, щоб бути зрозумілим, а не відкинутим.

Не можна забувати про те, що основа будь-якого тайм-менеджменту – контроль над тим, що виконується у робочі та вільні години. Спочатку треба визначитися з переліком «пожирачів» часу:

• перегляд ТБ;
• читання газет.
• «серфінг» в соціальних мережах і т. д.

Склавши рейтинг марних занять, треба поступово відмовлятися від кожного з них.

Як допомагає сміттєва корзина?

Багато можуть здивуватися, але співробітники, що демонструють хороші результати, працюють за чистим столом. Дикий хаос – перший ознака незібраного і непродуктивного людини. Для усунення подібної проблеми треба виробити просту звичку. Забирайте своє робоче місце у міру заповнення його паперами.

Як показує практика, близько 25-30% робочих годин відводиться на пошук потрібного документа. Кошик для макулатури – кращий варіант для тих, хто бореться за кожен свій годину.

Не можна забувати про те, що в житті завжди повинен зберігатися певний баланс. Звичайно ж, робота на межі можливостей навряд чи приведе до позитивних результатів. Якщо ви не зможете зупинитися, то за вас це зробить організм. Тільки повний контроль над власним здоров’ям і відпочинком дозволить запобігти ряд проблем. Кожна дрібниця буде відігравати велику роль у досягненні результату.