Матриця Ейзенхауера: технологія планування часу

Зміст

• У чому суть технології?
• Як правильно застосовувати технологію?
• Як виправити ситуацію?

Управління часом (або тайм-менеджмент) – корисне вміння, що дозволяє не заплутатися в нескінченному потоці поточних справ. Однією з найбільш простих і ефективних методик самоорганізації допомогою розстановки пріоритетів є матриця Ейзенхауера.

Родоначальником технології вважається відомий американський військовий і політичний діяч. В середині минулого століття цілеспрямованість, працездатність та дисциплінованість дозволили полковникові Дуайту Девіду Ейзенхауеру зайняти пост президента США.

У чому суть технології?

Визначаючись з пріоритетністю наявних справ, Ейзенхауер керувався двома критеріями – терміновістю і важливістю. Щоб представити матрицю наочно, слід на паперовому аркуші побудувати систему координат. Вісь Х буде позначати ступінь значимості, вісь У – їх терміновість. В результаті побудови повинно вийти чотири квадранти.

У верхньому лівому кутку слід записати всі термінові, але малозначні справи. До таких належать завдання категорії «форс-мажор». Вони, як правило, виникають раптово, а їх виконання не займає багато часу. Разом з тим, реалізація завдань з цього квадранта не наближає людину до досягнення глобальних цілей. До неважливим термінових справах належать: ремонт пральної машинки, відправка листа, вітання кого-небудь з днем народження.

Квадрант, що утворився у верхньому правому куті, призначений для значущих завдань, що вимагають якнайшвидшого виконання. Подібні справи, якщо їх не зробити вчасно, можуть стати причиною проблем зі здоров’ям. Якщо такі завдання стосуються роботи, від швидкості їх реалізації залежить просування по кар’єрних сходах, фінансове благополуччя. Приклади термінових важливих справ: підготовка презентації, захист дипломної роботи, похід до лікаря з гострим болем.

У нижньому правому квадранті повинні виявитися значимі завдання, що вимагають повільного виконання. Незважаючи на те, що такі справи не спішно, працювати над їх реалізацією необхідно систематично. Якщо цього не робити, через якийсь час вони перекочують з нетермінової категорії на строкову. Фахівці з тайм-менеджменту радять вписувати в цей квадрант всі заняття, що підвищують якість життя людини, а також сприяють саморозвитку. До таких належать: спортивні тренування, освітні курси, регулярні медичні обстеження.

Нижній лівий квадрант – доля «потішних» справ. Виконання завдань, вписаних в цьому кутку, не приносить ніякої практичної користі, проте приносить емоційне задоволення. Якщо ж піддатися спокусі, сконцентрувавшись на реалізації занять даного сегмента, незабаром з’ясується, що на інші, більш важливі речі не вистачає часу. У тайм-менеджменті все, що відволікає від виконання основних завдань, прийнято називати хронофагами. До «поглиначів часу» відносяться: перегляд телевізора, зависання в соціальних мережах, базікання по телефону.

Як правильно застосовувати технологію?

Матриця пріоритетів Ейзенхауера – не тільки інструмент планування, але і своєрідний тест. Аналіз наповнення кожного квадранта дає уявлення про те, наскільки раціонально людина використовує час. Велика кількість завдань у верхньому лівому сегменті (термінові/неважливі) свідчить про відсутність уміння відокремлювати головне від другорядного. На практиці це виливається в постійну зайнятість без видимої віддачі. Консультанти по тайм-менеджменту рекомендують таким працівникам приділяти менше уваги сьогохвилинних проблем, короткостроковим цілям та інших несуттєвих дрібницях.

Матриця Ейзенхауера з переважаючим числом записів у верхньому правому квадранті (термінові/важливі) вказує на невміння працівника розподіляти навантаження або його нездатність дотримуватися складеного раніше плану. Останнє, як правило, відбувається, коли людина неадекватно оцінює свої можливості. Наприклад, він відводить на підготовку доповіді 2-3 години, а в реальність витрачає весь робочий день. У підсумку всі заплановані завдання він змушений переносити на завтра. А далі незавершені справи накопичуються, як снігова куля, і, нарешті, настає момент, коли робити все треба похапцем на останній хвилині.

Краще за всіх із завданням оптимізації часу справляється працівник, у якого в матриці домінує нижній правий кут (термінові/важливі). Уміння правильно розставляти пріоритети, планувати і адекватно розраховувати сили дозволяє йому працювати на перспективу, тобто не бути зайнятим, але й отримувати дивіденди від своїх праць. Таких людей роботодавці характеризують як організованих, відповідальних і пунктуальних. Висока оцінка в очах начальства, природно, впливає на кар’єрне просування.

Найбільше завдань виявилося в нижньому лівому кутку? Порядок денний, заповнена в основному нетерміновими/неважливими справами, сигналізує про те, що пора розібратися з «пожирачами часу». У тайм-менеджменті злобливої визнається будь-неефективна діяльність. Хронофагом може бути, наприклад, хобі, віднімає дуже багато часу. Якщо захоплення (навіть дуже корисне) перестає бути заняттям на дозвіллі, заважає основним видом діяльності, його необхідно помістити в тимчасові рамки і строго стежити за дотриманням відведеного ліміту.

Як виправити ситуацію?

Якщо матриця Ейзенхауера виявила проблеми планування й розстановки пріоритетів, необхідно задіяти інші інструменти тайм-менеджменту. Наприклад, рекомендується практикувати постановку довгострокових цілей, розділяти великі завдання на малі, нещадно боротися з хронофагами.

Оптимізувати часові витрати допоможуть і наступні практичні поради щодо матриці Ейзенхауера:

• Кількість завдань в сегменті «терміново і важливо» необхідно звести до мінімуму – одного-двох.
• Якщо невирішених проблем накопичилося багато, можна делегувати частину повноважень іншим працівникам.
• Концентрувати увагу необхідно на ділянці «важливо і не терміново»: там повинно бути найбільше завдань.
• Розписуючи терміни на виконання завдань, треба адекватно оцінювати тимчасові витрати.
• Необхідно прагнути до того, щоб розділ «не важливо і не терміново» був порожнім.

Якщо причина неефективності криється в хронофагах, їх слід знайти і знешкодити. В даному випадку в нагоді стане такий інструмент як ведення хронометражу дня. Обов’язковою умовою на роботі і в побуті має стати виконання однієї справи за один раз. Не можна відкладати великі завдання на потім: їх необхідно робити кожен день потроху. Ще одна цінна здатність, що дозволяє довго і плідно працювати, вміння відпочивати.

Вихідні дні можна присвятити захопленням або саморозвитку, наприклад, прочитати одну з цих книг:

• Девід Аллен. Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу.
• Гліб Архангельський. Тайм-драйв: як встигати жити і працювати.
• Геній Анатолій. Високоефективний тайм-менеджмент по Матриці Ейзенхауера.
• Лотар Зайверт. Ваш час – у Ваших руках.
• Лідс Реджина. Повний порядок. Потижневий план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові.
• Фьоре Нейл. Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім.